Lump sum in Horizon Europe

Il lump sum è uno schema di finanziamento forfettario adottato dalla Commissione europea per semplificare notevolmente il sistema di rimborso dei costi nei progetti finanziati.
Horizon Europe, dopo una fase pilota testata nell’ultimo periodo di programmazione di Horizon 2020, ha introdotto questa modalità per ridurre gli errori amministrativi e finanziari, eliminando la necessità di rendicontare gli actual cost.

©Unione Europea 2021

Anche l'accesso al programma diventa più facile, soprattutto per le piccole organizzazioni e i newcomers, che spesso non hanno l'esperienza e la capacità per far fronte alle complesse regole dei costi reali. In generale, quest’ultimo sistema richiede competenze e risorse significative che solo i beneficiari più strutturati dispongono. Al contrario, il lump sum funziona per tutti i tipi di organizzazioni contribuendo alla parità di accesso al programma e alla parità di condizioni per tutti.

Il regime del lump sum rimuove tutti gli obblighi sulla rendicontazione degli actual cost e sugli audit finanziari ex post, con una notevole riduzione degli oneri amministrativi. Meno focus sulla gestione finanziaria significa maggiore focus sui contenuti tecnico-scientifici dei progetti.
Soprattutto PMI e newcomers traggono vantaggio dall’uso degli importi forfettari, perché spesso non hanno l'esperienza e la capacità amministrativa per gestire i costi reali, come dimostrato da un numero relativamente elevato di errori nella rendicontazione dei progetti. Gli attori piccoli e nuovi rappresentano la grande maggioranza dei beneficiari del programma: oltre il 60% dei beneficiari ha avuto una sola sovvenzione nel 7° PQ o in Horizon 2020. Ciò significa che la maggior parte dei beneficiari non ha sviluppato l'esperienza necessaria, non è attrezzata per gestire in modo efficiente gli obblighi degli actual cost e ha bisogno di un sistema che sia sufficientemente semplice da usare senza esperienze precedenti.

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Dall'altra parte, ci sono alcune grandi organizzazioni beneficiarie che partecipano molto frequentemente. Hanno l'esperienza e le risorse - incluso il personale dedicato - per gestire le sovvenzioni con costi reali, senza intoppi e relativamente con pochi errori. Tuttavia, anche questi beneficiari traggono vantaggio dalla semplificazione tramite lump sum. Ad esempio, non esistono più i timesheet che università e organismi di ricerca spesso indicano come un onere non in linea con le loro prassi abituali.

I progetti che utilizzano il lump sum non hanno l'obbligo di rendicontazione degli actual cost, ma per il resto funzionano alla stessa maniera. Gli importi vengono definiti in anticipo e fissati nel grant agreement; sono poi pagati al completamento delle attività dei work packages. Oltre a questo, la pianificazione, la valutazione e l'esecuzione dei progetti non cambia. In particolare, il pagamento non dipende da esiti positivi (che nella ricerca non sono mai certi) e segue il piano di pagamento standard con prefinanziamento e pagamenti alla fine di ogni periodo di riferimento.
I progetti che utilizzano lump sum godono dello stesso grado di flessibilità dei tradizionali progetti ad actual cost e le loro prestazioni sono valutate in base agli stessi standard. Il work plan può essere modificato: stesse possibilità di amendments e deviations (per esempio, per tenere conto di nuovi sviluppi scientifici).

Due differenze da tenere a mente sono:

• la possibilità di suddividere i work package (in work package di minore durata): dal momento che i WP vengono pagati al loro completamento, questo sistema permette di ottenere pagamenti in tempi più ridotto. Va ricordato tuttavia che i WP "ridotti" devono continuare ad avere senso nell'ottica del progetto: singole attività o task non sono work pagkage;
• la budget table dettagliata: gli applicant devono inserire in un file excel le stime di costo per ogni beneficiario, che devono essere ragionevoli e non eccessive.

Per scrivere una proposta con lump sum, si utilizza l’application form standard di Horizon Europe, descrivendo obiettivi e metodologia del progetto, risultati attesi e impatto come in ogni progetto. Descritte in dettaglio le attività di ciascun work package, si definiscono e motivano i costi tramite lump sum, attraverso una stima dettagliata da inserire nella tabella di budget scaricabile dal sistema di submission e da allegare alla part B dell’application form.
Il lump sum può avere due forme; in determinati topics sarà infatti predefinito nel bando:

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Opzione 1:

• l'invito a presentare proposte definisce un importo di lump sum fisso
• il budget richiesto nella proposta deve essere pari a questo importo
• la proposta deve descrivere le risorse mobilitate per questo importo

Opzione 2:

• il proponente definisce la somma di lump sum nella proposta
• nella determinazione del lump sum, il proponente è libero di definire
• l'importo necessario per realizzare il progetto
• Il lump sum prescelto deve essere giustificato dalle risorse mobilitate

In breve:
− i lump sum sono concordati in anticipo in base alle stime dei beneficiari: le stime devono essere ragionevoli, non eccessive, in linea con le normali prassi
− a seguito della valutazione della proposta, i lump sum sono definiti per beneficiario e per work package e sono inseriti nel grant agreement
− non è prevista alcuna rendicontazione dei costi reali, nessun controllo finanziario né audit - non è necessario conservare documenti finanziari
− il prefinanziamento funziona come di consueto ovvero − i pagamenti sono previsti al completamento dei work package al termine dei reporting period (se un work package è ancora incompleto al termine del progetto, la quota forfettaria viene corrisposta in parte, in linea con il grado di completamento). Il pagamento dipende dal completamento delle attività, non dal successo dei risultati; gli standard di valutazione sono gli stessi degli altri progetti
− il work plan può essere modificato come al solito attraverso amendments

✓ Guida, FAQ, video tutorial e documenti

✓ General presentation – Lump sum funding: what do I need to know?

✓ Quick guide – Lump sum grants: Why do we need them? How do they work?

✓ Model Grant Agreement Lump Sum

✓ Annotated Model Grant Agreement

✓ Decision authorising the use of lump sum contributions under the Horizon Europe Programme

✓ Lump sum funding works in practice – assessment of the pilot in Horizon 2020 European Commission assessment of lump sum funding (October 2021)

✓ A reimbursement system based on a fixed lump sum: is it the right tool for the EU Framework Programme for Research? European Parliament (STOA) study on lump sums in Horizon 2020 (May 2022)